Letture di approfondimento su temi di analisi e controllo di gestione

Il Budget economico

Nell' esistenza delle persone arriva talvolta un momento in cui si e' tentati di fare un Bilancio della propria vita. Allora escono fuori tutte le delusioni, le aspettative disattese, gli errori. Si tratta evidentemente di un ragionamento a consuntivo: quel che e' fatto e' fatto, non si puo' far tornare indietro il tempo per effettuare scelte differenti. Cosa sarebbe accaduto se si fosse invece fatto un Budget della propria vita? Se ciascuno avesse cioe' definito in anticipo gli obiettivi e le risorse da dedicare? Il risultato probabilmente sarebbe oggi lo stesso, ma forse avremmo meno rimpianti; ci si sarebbe fermati subito quando il consumo di risorse risultava sproporzionato rispetto all' obiettivo, perche' potevamo conoscere l' obiettivo e capire in tempo se lo stavamo raggiungendo o ci allontanavamo irrimediabilmente da esso. Capire in tempo ciò che sta per succedere... Il Budget di un Impresa, sia che si tratti di una Multinazionale Multidivisionale che di una Ditta individuale, nasce in pratica da una simile esigenza: pianificare per ciascun settore, generalmente all' inizio del nuovo anno, per un anno o per il periodo che si ritiene opportuno, gli obiettivi da raggiungere e definire le risorse da mettere a disposizione per consentirne il conseguimento. Al fine di consentire a tutti gli interessati di conoscere il processo di definizione, approvazione e verifica del Budget, cosi' come comunemente avviene nelle Aziende, indichero' le attivita' da svolgere e, brevemente, i contenuti delle stesse, i tempi previsti e "ultimo, ma non per ultimo" alcuni ostacoli da superare per ottenere risultati significativi.

1.Le fasi del lavoro  

L'elaborazione del Budget

Ad un primo esame sembrerebbe che il modo piu' semplice per effettuare una previsione sia quello di riportare nel futuro i valori realizzati nel passato. Bene, e' un primo passo, non posso negare che si utile, ma ricordo che tale esercizio non va fatto in modo acritico, se un costo, nell' anno precedente e' andato fuori controllo, di certo non verra' riproposto nello stesso valore, al contrario, se e' del tutto giustificato, puo' rappresentare un riferimento per l’anno successivo. Il consuntivo dell' anno precedente e, ancor meglio, l' andamento dei costi a consuntivo del triennio passato, fornisce utili indicazioni. Tali dati dovranno essere integrati con le informazioni sul andamento degli affari dell' anno successivo che sono gia' disponibili, oppure che sono previste in futuro. Tanto piu' il mercato di riferimeno e' in movimento, tanto meno risulta significativa una pianificazione che rispecchi esclusivamente i valori del passato, quindi... elaboriamo una pianificazione come "previsione di cio' che ragionevolmente ci si puo' attendere per il futuro sulla base di tutte le evidenze a disposizione" Occorre analizzare la situazione del mercato e i possibili scenari di evoluzione della concorrenza. Un margine di incertezza sul dato ci sarà sempre, ma, radunate minuziosamente tutte le informazioni di cui sopra, si e' pronti a formulare una previsione mediamente attendibile. Vediamola nel dettaglio.

Budget delle Vendite  

Il Budget delle Vendite nasce dalla risposta ad una serie di domande fondamentali: quali prodotti immetteremo sul mercato il prossimo anno? In quale quantita'? A che prezzo? In quale area geografica?

Dal semplice prodotto fra prezzo stimato e quantita' prevista avrà origine il Ricavo atteso dall' Imprenditore. Non solo, ma quanto piu' si e' dettagliati in questa fase, tanto piu' si riuscira' a scorgere i costi collegati alla commercializzazione del prodotto, un punto di partenza fondamentale per una buona stima dei costi totali.

Budget dei Costi Commerciali

I Costi commercialiIn un mercato in cui i margini sono sempre piu' sottili e la concorrenza agguerrita, il Ricavo atteso e' una variabile che non puo' essere definita in modo troppo ottimistico. L' utile per l’impresa si determina quando riesce a razionalizzare al meglio i costi della gestione. Pertanto tali costi andranno stimati nel dettaglio e dovranno rappresentare un riferimento costante nell' attività di tutti i giorni. Con il termine Costi commerciali intendiamo tutti i costi collegati alla commercializzazione del prodotto: esempio provvigioni, logistica, acquisto di merci destinate alla rivendita. La stima di tali costi e' necessariamente legata alla quantita' che si prevede di vendere.

Budget dei Costi di Produzione  

I costi di produzioneNelle Imprese che si occupano anche della produzione, dal Budget delle Vendite discende anche la quantita' da produrre. Nel calcolo della quantita' da produrre occorre tener conto delle rimanenze iniziali che possono essere considerate vendibili e delle rimanenze finali che si desidera tenere a scorta per l' anno successivo. Dalla stima della quantita' prodotta discenderanno le occorrenze di materie prime e di manodopera diretta. Nel Budget dei Costi di Produzione occorre inserire anche la quota parte per l’anno degli ammortamenti dei macchinari. Per conoscerla si fara' riferimento al Budget degli Investimenti di cui parleremo in un prossimo articolo.

Budget dei Costi generali

 		 Budget dei costi generaliIl punto piu' complesso e' rappresentato dalla stima dei costi generali, vale a dire quei costi non immediatamente legati alla produzione o alla commercializzazione, ma ugualmente necessari per lo svolgimento di tali attivita' e delle attivita' amministrative. Fra le spese generali ricordiamo le utenze non direttamente riferibili ad unita' produttive o commerciali, spese di cancelleria, spese postali, le spese per il personale amministrativo, oneri tributari, spese generali di manutenzione. Consigliamo di usare come guida per la specifica di tali costi i consuntivi degli anni precedenti, integrandoli con eventuali voci aggiuntive. Da ricordare che i costi generali, per loro natura, non dovrebbero aumentare proporzionalmente al volume di affari, pertanto nella stima si dovrebbe essere piuttosto cauti.

Budget degli Oneri finanziari  

Budget degli oneri finanziariLe voci principali che possono essere inserite nella categoria "Oneri finanziari" sono le seguenti:  

1.      Interessi passivi su finanziamenti in corso a medio - lungo termine: per queste voci le rate sono conosciute e vanno semplicemente proiettate all’anno successivo.

2.      Spese di incasso e commissioni bancarie: possono essere riproposti in prima analisi i costi a consuntivo dell' anno precedente.

3.      Interessi passivi su nuovi finanziamenti a medio-lungo termine: può essere solo effettuata una stima di massima.

4.      Interessi a breve termine: per conoscere l' ammontare di questa tipologia di interessi occorre stimare per quanto tempo e per quale ammontare si avra' necessita' di credito a breve. Questo e' possibile solo al termine della Previsione dei flussi finanziari che necessariamente discende dal Budget. Di tale previsione parleremo nel prossimo articolo. Per il momento si può inserire il dato dell' anno precedente.

La verifica periodica degli scostamenti  

Completato il Budget, esso dovra' rappresentare un riferimento per chi prende le decisioni. I ricavi attesi rappresentano il risultato da raggiungere, i costi previsti un limite da non oltrepassare se non in casi eccezionali. Stabilita la periodicita' che si ritiene piu' opportuna (essa varia infatti a seconda della tipologia dell' Impresa) si dovra' procedere ad una "stampa" del "conto economico" e ad un confronto, voce per voce, fra consuntivo e previsioni. Si potra' quindi capire se la Gestione si sta avviando a conseguire l’obiettivo e porre in essere gli opportuni correttivi in caso contrario. A questo fine, ricordiamo che, per essere confrontabili, le voci del budget devono rispecchiare per terminologia e natura, quelle inserite nella contabilita'.
E per finire .. .

Ricordiamo che, in qualsiasi momento, potrebbe essere necessario rivedere le previsioni. In questo caso si dovrebbe sempre di ripercorrere lo stesso procedimento usato per la formulazione del Budget e stendere una nuova pianificazione che verra' indicata come "revisione del Budget".
I tempi

L' elaborazione del budget economico annuale dovrebbe essere ultimata entro il 20/30 dicembre di ogni anno. In realta', in un' impresa di piccole dimensioni e media complessita', soprattutto se si e' scelto di prendere come riferimento l’anno precedente, si puo' aspettare il 10/12 dicembre per avere i dati aggiornati al 30 novembre, effettuare una stima del mese di dicembre e completare il budget per i primi giorni di gennaio. I tempi per la redazione e l' approvazione dipendono strettamente dalla dimensione, ma soprattutto dalla complessita' e dal sistema gerarchico vigente nell’Impresa. Infatti, in una piccola e media impresa, anche complessa, dove le decisioni vengono prese da un unico Responsabile, i tempi di verifica dell aproposta ed approvazione possono essere relativamente brevi. Il Responsabile provvedera' a consultarsi con i suoi collaboratori e a redigere il documento di Budget che automaticamente si intendera' approvato. Diversa e' la situazione per piccole e medie imprese che siano articolate in più centri di responsabilita'. In questo caso ciascun Responsabile effettuera' una propria previsione, un addetto raccogliera' le indicazioni e definira' una "proposta di Budget", il Responsabile dell’Impresa dovra' mediate fra le diverse esigenze e pervenire ad un documento finale approvato, ma anche condiviso da coloro che poi saranno chiamati a lavorare per il raggiungimento degli obiettivi definiti. Ancor piu' tempo dovrà essere dedicato alla fase di discussione della proposta se piu' Soci, o un Consiglio di Amministrazione dovranno valutare e approvare il documento di Budget. In questo caso sarebbe preferibile cominciare le attivita' di redazione della proposta fin dal periodo luglio/settembre dell' anno precedente. L' elaborazione dei Report deve essere tempestiva e tali documenti devono essere essenziali, ma esaurienti. Questo obiettivo si puo' conseguire definendo dall' inizio una struttura del Report che non sia piu' lunga di una pagina e contenga tutte le informazioni necessarie. Circa i tempi e la periodicita', i dati contabili dovrebbero essere aggiornati ai fini della dichiarazione Iva, pertanto disponibili ogni mese a partire dal 10/12. Nel giro di una settimana a partire da quella data il report mensile dovrebbe essere pronto. Nelle piccole e medie imprese, si sceglie generalmente una periodicita' trimestrale per i Report di tipo economico. E’ un buon inizio che consente di non appesantire troppo il lavoro dei contabili, soprattutto per Aziende o Ditte che hanno l’obbligo trimestrale della dichiarazione IVA.

3.     Ostacoli da superare

Il primo e forse unico grande problema da risolvere e' quello della messa a disposizione dei dati. Infatti la contabilita' dell' Azienda, che e' la fonte principale sia per poter effettuare delle buone previsioni che per la precisione dei consuntivi, non sempre e' disponibile tempestivamente. L’ottica della rilevazione deve cambiare e questo può provocare qualche difficolta'. Infatti, per avere un buon controllo i dati devono essere:

a.      reali

b.     tempestivi

c.      completi

La completezza e' un elemento inscindibile per la significativita' del risultato ed e' forse il risultato piu' difficile da conseguire. Infatti molto spesso l' ottica dell' impresa si concentra sull' attivita' finale di vendita, per la quale si stimano e si verificano con precisione costi e ricavi, poi, ad un' analisi piu' attenta, emerge che intere aree di supporto dove i costi sono di difficile rilevazione, vengono completamente trascurate. In realta' la redditivita' dell' Azienda dipende dall' economicita' dell' intera gestione, sia delle aree di vendita che di quelle dei servizi generali e del personale. Rilevare nel dettaglio e ripartire tutti i costi e' un lavoro complesso, ma sicuramente dara' i suoi frutti.

Una nota: le grandi Imprese, ovvero quelle complesse dove il peso degli Investimenti e' rilevante, prima di formulare il Budget annuale hanno gia' formulato ed approvato un Budget pluriennale per un periodo che va solitamente dai tre ai cinque anni. Questo argomento lo abbiamo appositamente tralasciato perche', alla luce dell'esperienza, la Piccola e Media Impresa a medio-bassa complessità, dove non sono previsti investimenti rilevanti, riescono generalmente a realizzare il controllo anche solo con lo strumento del Budget annuale e solo in alcuni casi particolari è stato necessario inserirlo all’interno di una pianificazione a medio-lungo termine.

Articolo di Anna Maria Pirro - copyright 2011 tutti i diritti sono riservati, vietata la riproduzione e la diffusione su altri supporti e siti web - se non espressamente autorizzata dall'Autore
Ultimo aggiornamento 1 febbraio 2011

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